POLITIQUE GDPR
Cher membre, cher élève,
La protection de vos données personnelles est une priorité pour notre organisation. La présente politique vous informe de matière transparente sur la manière dont vos données sont collectées, utilisées et protégées.
Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données est BATD.
Contact : eric.debodt@batd.eu.
Finalité du traitement
Nous collectons et traitons vos données personnelles pour les finalités suivantes :
- gestion administrative de votre inscription (cours, stages, événements, adhésion membre, réservations)
- gestion financière (facturation, paiements, suivi comptable)
- organisation des activités sportives et communication avec les membres/élèves.
- gestion des affiliations aux fédérations sportives (ex. AFT)
- respect de nos obligations légales et réglementaires
Base légale du traitement
Le traitement de vos données repose sur :
- l'exécution d'un contrat (inscription à nos activités)
- le respect des obligations légales
- notre intérêt légitime (organisation et gestion clubs et écoles)
- votre consentement lorsque requis (ex : photos, communications spécifiques)
Données collectées
Selon votre situation, nous pouvons collecter :
- données d'identification (nom, prénom, date de naissance, adresse)
- coordonnées (email, téléphone)
- informations administratives et sportives
- informations de paiement
- données relatives aux mineurs (via leurs représentants légaux)
- éventuellement images/photos dans le cadre des activités
Durée de conservation
Vos données sont conservées pendant une durée maximale de 3 ans après la fin de votre relation avec le club / l'école, sauf obligation légale imposant une durée plus longue (ex : données comptables).
Accès aux données
Vos données sont accessibles uniquement :
- au secrétariat et aux gestionnaires du club/école
- aux encadrants sportifs dans le cadre de leurs missions
- à nos sous-traitants (logiciels de gestion, paiement, communication)
Ces accès sont strictement limités à ce qui est nécessaire.
Tansmission à des tiers
Vos données ne sont pas vendues ni cédées à des tiers. Elles peuvent être transmises uniquement lorsque cela est nécessaire, notamment :
- à l'Association Francophone de Tennis (AFT) pour l'affiliation
- à Tennis Vlaanderen pour l'affiliation
- aux autorités publiques lorsque la loi l'exige
Données des mineurs
Pour les élèves mineurs, les données sont colléctées avec l'accord des parents ou représentants légaux, qui exercent leurs droits en leur nom.
Photos et communication
Des photos ou vidéos peuvent être prises dans le cadre des activités du club/école. Leur utilisation (site web, réseaux sociaux, communication) est soumise à votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment.
Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :
- droit d'accès à vos données
- droit de rectification
- droit à l'effacement ("droit à l'oubli")
- droit à la limitation du traitement
- droit d'opposition
- droit à la portabilité des données
Vous pouvez exercer ces droits à tout moment en nous contactant.
Retrait du consentement
Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment en envoyant un mail à : eric.debodt@batd.eu.
Sécurité des données
Nous mettons en oeuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité et la confidentialité de vos données.
Réclamation
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (APD) en Belgique.
L'équipe BATD
AVG BELEID
Beste lid, beste leerling,
De bescherming van uw persoonsgegevens is een prioriteit voor onze organisatie. Dit beleid informeert u op transparante wijze hoe uw gegevens worden verzameld, gebruikt en beschermd.
Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke van de gegevens is BATD.
Contact : eric.debodt@batd.eu.
Doeleinden van de verwerking
Wij verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens voor volgende doeleinden :
- administratief beheer van uw inschrijving (lessen, stages, lidmaatschap, evenementen, reservaties)
- financieel beheer (facturatie, betalingen, boekhoudkundige opvolging)
- organisatie van sportactiviteiten en communicatie met de leden/leerlingen.
- beheer van aansluitingen bij sportfederaties (bv. AFT)
- naleving van onze wettelijke en reglementaire verplichtingen
Rechtsgrond van de verwerking
De verwerking van uw gegevens berust op :
- de uitvoering van een overeenkomst (inschrijving voor onze activiteiten)
- het naleven van wettelijke verplichtingen
- ons gerechtvaardigd belang (organisatie en beheer clubs en scholen)
- uw toestemming wanneer vereist (bv. foto's, specifieke communicatie)
Verzamelde gegevens
Afhankelijk van uw situatie kunnen wij volgende gegevens verzamelen :
- identificatiegegevens (naam, voornaam, geboortedatum, adres)
- contactgegevens (e-mail, telefoon)
- administratieve en sportieve informatie
- betalingsgegevens
- gegevens van minderjarigen (via hun wettelijke vertegenwoordigers)
- eventueel beelden/foto's in het kader van de activiteiten
Bewaartermijn
Uw gegevens worden bewaard gedurende maximaal 3 jaar na het einde van uw relatie met de club/school, tenzij een wettelijke verplichting een langere bewaartermijn oplegt (bv. boekhoudkundige gegevens).
Toegang tot de gegevens
Uw gegevens zijn enkel toegankelijk voor :
- het secretariaat en de beheerders van de club/school
- de sportbegeleiders in het kader van hun opdrachten
- onze verwerkers (software voor beheer, betaling, communicatie)
Deze toegang is strikt beperkt tot wat noodzakelijk is.
Doorgifte aan derden
Uw gegevens worden niet verkocht of doorgegeven aan derden. Zij kunnen enkel worden gedeeld indien nodig, met name :
- met de Association Francophone de Tennis (AFT) voor aansluiting
- met Tennis Vlaanderen voor aansluiting
- met overheidsinstanties wanneer de wet dit vereist
Gegevens van minderjarigen
Voor minderjarige leerlingen worden de gegevens verzameld met toestemming van de ouders of wettelijke vertegenwoordigers, die hun rechten namens hen uitoefenen.
Foto's en communicatie
Tijdens club/schoolactiviteiten kunnen foto's of video's worden genomen. Het gebruik ervan (website, sociale media, communicatie) gebeurt enkel met uw toestemming, die u op elk moment kunt intrekken.
Uw rechten
In overeenstemming met de AVG beschikt u over volgende rechten :
- recht op inzage van uw gegevens
- recht op rectificatie
- recht op gegevenswissing ("recht om vergeten te worden")
- recht op beperking van de verwerking
- recht van bezwaar
- recht op gegevensoverdraagbaarheid
U kunt deze rechten op elk moment uitoefenen door contact met ons op te nemen.
Intrekken van toestemming
Wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming, kunt u deze op elk momen intrekken door een e-mail te sturen naar : eric.debodt@batd.eu.
Gegevensbeveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw gegevens te waarborgen.
Klacht
Indien u van mening bent dat uw rechten niet worden gerespecteerd, kunt u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) in België.
Het BATD-team
